As duplicatas são títulos de crédito que garantem o pagamento em transações comerciais. Aprenda como elas funcionam e como podem ajudar a proteger suas vendas a prazo!

Duplicatas: o que são, para que servem e como funcionam?

Você já ouviu falar em duplicatas, mas ainda não entendeu exatamente o que é ou como elas funcionam? Pois saiba que esse documento pode ser essencial para manter a saúde financeira de um negócio que vende a prazo.

A duplicata é um título de crédito emitido por uma empresa que vendeu uma mercadoria ou prestou um serviço, e sua função principal é comprovar que existe uma dívida a ser paga.

Ou seja, ela formaliza a relação entre quem vendeu e quem comprou, deixando tudo documentado e pronto para ser cobrado, se necessário.

Ao contrário do que muitos pensam, a duplicata não é apenas um papel burocrático, mas sim uma ferramenta que ajuda o empreendedor a registrar, controlar e até antecipar valores de vendas feitas a prazo.

Emitida pelo credor e entregue ao comprador, ela funciona como um recibo com validade legal e pode até ser usada para conseguir dinheiro antes da data de vencimento, por meio do chamado desconto de duplicata.

Neste artigo, você vai entender o que são as duplicatas, para que servem, quais são os tipos existentes e como elas funcionam na prática. Também vai descobrir a diferença entre duplicata, boleto, fatura e nota promissória — e por que saber isso pode evitar muita dor de cabeça no seu negócio.

Sabemos que questões jurídicas podem gerar dúvidas, e entender seus direitos é essencial para tomar decisões informadas. Em caso de dúvidas sobre o assunto, entre em contato: clique aqui!

O que é uma duplicata?

As duplicatas são títulos de crédito previstos na legislação brasileira, mais especificamente na Lei nº 5.474/1968.

Sua principal característica é ser um título causal, o que significa que ela está sempre ligada a uma causa comercial concreta: a venda de um produto ou a prestação de um serviço a prazo.

Diferentemente de cheques ou notas promissórias, que são títulos abstratos, a duplicata depende da existência dessa transação anterior.

Para visualizar isso de forma prática, imagine que você, empreendedor(a), vendeu uma mercadoria para um cliente e concedeu um prazo de 30 dias para o pagamento. Junto com a nota fiscal e a fatura que detalham a transação, você emite uma duplicata.

Esse documento serve como prova formal da dívida e te permite, inclusive, levá-lo ao banco para antecipar o valor da venda — é como receber hoje por algo que só será pago futuramente.

Essa antecipação é possível porque a duplicata pode ser usada como garantia de crédito junto a instituições financeiras.

Portanto, a duplicata não é apenas um papel. Ela é um mecanismo jurídico e financeiro que ajuda a manter o negócio funcionando. Ela dá segurança ao vendedor, organiza o controle de recebíveis e ainda pode virar dinheiro imediato sem que seja necessário esperar o vencimento da fatura.

Qual é a função das duplicatas?

A função das duplicatas é formalizar uma obrigação de pagamento que decorre de uma venda a prazo ou de um serviço prestado. Na prática, ela permite que o vendedor tenha um documento com validade jurídica para cobrar o pagamento do comprador, caso ele não cumpra o combinado.

Mas não é só isso. A duplicata também exerce uma função estratégica na gestão financeira das empresas.

Ao ser emitida, ela passa a representar um valor que será recebido no futuro, o que permite prever entradas de caixa. Esse controle é essencial para planejar pagamentos, fazer investimentos e organizar o fluxo financeiro do negócio.

Além disso, a duplicata pode ser apresentada ao banco como um ativo financeiro. Isso significa que a empresa pode negociar essa duplicata e antecipar os valores que ainda receberia, pagando uma taxa em troca.

Esse processo é conhecido como desconto de duplicata, e é uma prática muito comum em empresas que precisam de liquidez para manter suas operações.

Ou seja, a duplicata tem uma função jurídica, contábil e financeira ao mesmo tempo.

Ela protege o credor contra a inadimplência, facilita a cobrança judicial em caso de calote, organiza os compromissos a receber e ainda pode se transformar em capital de giro imediato.

Quais são os tipos de duplicatas?

As duplicatas podem ser classificadas de algumas formas diferentes, dependendo da situação ou do objetivo. Vamos explicar isso direitinho:

Quais são os tipos de duplicatas?

• Duplicata a pagar

Esse tipo representa uma dívida assumida por sua empresa. Em outras palavras, você comprou produtos ou contratou serviços de alguém e precisa pagar por isso. A duplicata, nesse caso, é uma forma de controle — ela mostra que você tem uma obrigação futura e ajuda a organizar o financeiro.

• Duplicata a receber

Essa é a mais comum para quem vende ou presta serviços. É o direito que sua empresa tem de receber um valor de um cliente. Ela está sempre vinculada a uma venda realizada a prazo e garante que esse valor seja recebido, seja diretamente do cliente, seja por meio da negociação com bancos.

• Duplicata escritural

Essa aqui é a moderninha da turma. A duplicata escritural, também chamada de duplicata eletrônica, é emitida e registrada de forma totalmente digital. Nada de papel, carimbo e cartório físico. Ela segue os moldes da Lei nº 13.775/2018, que regulamentou a duplicata como título escritural.

Além de reduzir erros, esse tipo de duplicata facilita muito a vida de quem trabalha com grande volume de vendas. E o melhor: ela pode ser registrada em entidades autorizadas pelo Banco Central, como a B3 ou a CERC, trazendo ainda mais segurança para as operações.

Como funcionam as duplicatas?

As duplicatas funcionam como instrumentos jurídicos que registram e garantem o pagamento de uma dívida comercial, normalmente originada por uma venda ou serviço feito a prazo.

Tudo começa quando o fornecedor emite uma fatura ou nota fiscal. A partir desse documento, ele gera a duplicata, com os dados da operação, do comprador, o valor e a data de vencimento.

Esse documento é enviado ao comprador, que deve dar o aceite. O aceite pode ser expresso, com a assinatura do sacado, ou tácito, quando não há oposição dentro do prazo legal.

Com o aceite, a duplicata passa a ter força executiva, ou seja, se o pagamento não for feito, ela pode ser usada para protesto em cartório e até como base para ação judicial de cobrança.

Outro ponto importante no funcionamento das duplicatas é o chamado desconto de duplicata. Isso acontece quando a empresa, em vez de esperar o vencimento para receber o valor, resolve antecipar esse recebível por meio de uma instituição financeira.

Nesse caso, o banco adianta o valor da duplicata, com o desconto de uma taxa, e o cliente segue devendo ao banco em vez de à empresa. É uma alternativa muito comum para quem precisa de liquidez imediata, sem comprometer as vendas a prazo.

Assim, o funcionamento da duplicata envolve emissão vinculada à fatura, aceite do devedor, possibilidade de protesto e a negociação como ativo financeiro. Esses elementos fazem da duplicata uma ferramenta essencial para o dia a dia das empresas.

Como as duplicatas devem ser preenchidas?

O preenchimento correto das duplicatas é essencial para que ela tenha validade jurídica e sirva como instrumento de cobrança ou negociação. Esse preenchimento começa a partir de uma venda ou prestação de serviço a prazo, devidamente registrada por nota fiscal ou fatura.

A duplicata precisa conter dados precisos da operação comercial. Isso inclui: nome e CNPJ do vendedor e do comprador, número da nota fiscal, valor total da transação, data de emissão, data de vencimento e local de pagamento.

Também deve-se descrever o valor tanto em números quanto por extenso, o que evita alterações fraudulentas.

Esse documento ainda precisa de um aceite por parte do comprador. O aceite pode ser expresso, quando o cliente assina o título reconhecendo a dívida, ou tácito, quando ele não devolve a duplicata no prazo legal, sem fazer qualquer objeção.

A duplicata aceita ganha força legal e pode ser protestada ou cobrada judicialmente.

Se a empresa optar pela duplicata escritural, o processo de preenchimento é feito digitalmente por plataformas registradas no Banco Central, o que traz mais segurança e reduz falhas manuais. Isso é especialmente útil para empresas com grande volume de vendas e controle financeiro automatizado.

Por fim, qualquer erro nesse preenchimento pode comprometer a possibilidade de protesto ou de antecipação bancária. Por isso, contar com um suporte contábil ou jurídico especializado é uma medida inteligente para evitar prejuízos futuros.

Qual a diferença entre um boleto e duplicatas?

A diferença entre duplicatas e boleto bancário está na natureza jurídica e na função de cada um desses documentos. A duplicata é um título de crédito, enquanto o boleto é apenas um instrumento de cobrança.

A duplicata formaliza uma dívida. Emitida pelo vendedor após uma venda a prazo, ela garante que o credor tenha um documento com valor legal para protestar ou cobrar judicialmente, se o pagamento não for realizado.

Esse título pode ser negociado com instituições financeiras e é frequentemente usado para antecipação de recebíveis.

Já o boleto bancário não comprova, por si só, a existência de uma dívida. Ele serve como uma forma prática de pagar valores devidos, e pode ser usado por pessoas físicas ou jurídicas.

Se o cliente não pagar um boleto, o credor precisa apresentar outros documentos (como nota fiscal ou contrato) para comprovar que há uma obrigação legítima.

Muitas empresas usam as duplicatas para garantir o crédito e os boletos para facilitar o pagamento pelo cliente. Em resumo, a duplicata protege o credor e tem força jurídica, enquanto o boleto simplifica o pagamento, mas sem efeito legal direto de cobrança.

Qual a diferença entre uma fatura e duplicatas?

A diferença entre duplicatas e fatura está no fato de que a fatura é um documento descritivo, enquanto a duplicata é um título de crédito com força executiva.

Qual a diferença entre uma fatura e duplicatas?

A fatura apenas informa os detalhes da transação comercial, como produtos ou serviços, valores e prazos. Já a duplicata formaliza a obrigação de pagamento e serve como meio de cobrança legal.

A fatura não pode ser protestada ou usada diretamente em uma ação judicial. Ela serve como base para a emissão da duplicata, mas não tem autonomia jurídica.

A duplicata, por sua vez, pode ser usada para protestar em cartório ou mover uma ação de cobrança, desde que esteja devidamente aceita pelo devedor.

Além disso, a fatura não é negociável — você não consegue usá-la para antecipar dinheiro em um banco. A duplicata pode ser levada a uma instituição financeira para antecipação de valores, o que ajuda no fluxo de caixa de quem vende a prazo.

Ou seja, a fatura serve para descrever a venda; a duplicata serve para garantir o pagamento da venda. Uma complementa a outra, mas apenas a duplicata tem peso legal suficiente para proteger o credor.

Qual a diferença entre duplicatas e uma nota promissória?

A diferença entre duplicatas e nota promissória começa pelo emissor de cada título. A duplicata é emitida pelo vendedor ou prestador de serviços, enquanto a nota promissória é emitida pelo próprio devedor, que declara estar assumindo o compromisso de pagar determinado valor.

A duplicata depende da existência de uma venda ou prestação de serviço comprovada por fatura ou nota fiscal.

Já a nota promissória não precisa de qualquer justificativa comercial prévia — ela pode ser usada em empréstimos, acordos particulares, dívidas renegociadas ou mesmo como garantia em contratos diversos.

Na duplicata, é preciso que o devedor aceite o título, seja expressamente (assinando) ou tacitamente (não devolvendo). A nota promissória já vem assinada pelo próprio devedor e não exige aceite posterior, pois a assinatura já basta para reconhecer a obrigação.

Em relação ao uso em processos judiciais, os dois documentos são títulos executivos. Porém, a duplicata precisa do aceite para ter força executiva, enquanto a nota promissória já nasce com esse poder, mesmo sem qualquer aceite externo.

Dessa forma, a duplicata é mais utilizada nas relações comerciais formais, como vendas e prestações de serviço a prazo. A nota promissória, por sua vez, é mais comum em situações diversas, inclusive fora do ambiente empresarial.

Um recado final para você!

Em caso de dúvidas, procure assistência jurídica!

Sabemos que o tema “duplicatas” pode levantar muitas dúvidas e que cada situação é única, demandando uma análise específica de acordo com as circunstâncias de cada caso.

Se você tiver alguma questão ou quiser saber mais sobre o assunto, recomendamos a consulta com um advogado especialista.

O suporte jurídico adequado é fundamental para que decisões sejam tomadas de forma consciente e segura.

Artigo de caráter meramente informativo elaborado por profissionais do escritório Valença, Lopes e Vasconcelos Advocacia.

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