Quando surge uma denúncia ou irregularidade dentro do ambiente corporativo, a investigação interna é a ferramenta essencial para esclarecer os fatos.

Como deve ser feita a investigação interna na empresa?

Você provavelmente já ouviu falar em investigação interna, mas talvez ainda não saiba exatamente como ela funciona na prática e por que é tão importante para proteger uma empresa.

Esse tipo de procedimento não se restringe a grandes corporações: negócios de diferentes portes e segmentos podem enfrentar situações que exigem uma apuração rigorosa de fatos.

Afinal, nenhuma organização está imune a problemas como assédio, fraudes, desvios ou condutas antiéticas.

Ao longo deste artigo, vamos conversar sobre o que é uma investigação interna, em que situações você deve considerar esse recurso, como conduzi-lo de maneira eficaz, a importância de documentar todo o processo e até que ponto ele pode evitar processos judiciais.

A ideia é que você entenda como aplicar esse conceito na prática, reconhecendo sua relevância para a saúde e para a reputação da sua empresa.

Sabemos que questões jurídicas podem gerar dúvidas, e entender seus direitos é essencial para tomar decisões informadas. Em caso de dúvidas sobre o assunto, entre em contato aqui!

O que é uma investigação interna?

A investigação interna é o procedimento realizado dentro da empresa para esclarecer condutas irregulares ou práticas que não estejam em conformidade com normas, políticas ou leis.

Esse processo tem como finalidade principal identificar fraudes, assédios, desvios de conduta ou violações éticas, além de definir medidas corretivas para que situações semelhantes não se repitam.

Quando você pensa no que é uma investigação interna, é importante entender que ela não se limita a descobrir quem errou, mas também a analisar as causas do problema e proteger a reputação da organização.

Na prática, esse tipo de apuração pode ser disparado tanto por uma denúncia recebida em um canal de comunicação quanto pela detecção de indícios em auditorias ou controles internos.

Assim, a investigação interna é um recurso que fortalece o compliance, traz segurança aos colaboradores e mostra ao mercado que a empresa age com transparência.

Quando fazer uma investigação interna?

A necessidade de iniciar uma investigação interna aparece sempre que existem denúncias consistentes ou indícios concretos de irregularidades.

Ao pensar em quando fazer uma investigação interna, o cenário mais comum é quando colaboradores, gestores ou fornecedores utilizam o canal de denúncias para relatar situações de assédio, discriminação, fraudes ou outras práticas nocivas.

Também é necessário abrir uma apuração quando controles internos ou auditorias identificam inconsistências financeiras, pagamentos fora do padrão ou movimentações suspeitas.

Em situações como essas, a empresa precisa agir rapidamente para esclarecer os fatos e evitar danos maiores. O mesmo vale para episódios que envolvem riscos à integridade dos trabalhadores ou ao patrimônio da organização.

Portanto, o momento certo de instaurar uma investigação interna é sempre que houver ameaça concreta à reputação, ao ambiente de trabalho ou à conformidade legal.

Agir cedo evita que pequenos sinais se transformem em grandes problemas.

Como conduzir uma investigação interna?

Conduzir uma investigação interna exige organização e imparcialidade. O processo começa com a triagem inicial da denúncia ou indício, etapa em que se avalia se há informações suficientes para justificar a apuração.

Pensar em como conduzir uma investigação interna significa planejar cada detalhe: definir quem fará parte da equipe, qual será o escopo do trabalho, os prazos, os recursos e as fontes de prova a serem utilizadas.

Como fazer uma investigação interna?

Depois do planejamento, vem a coleta de evidências documentais e digitais, como registros contábeis, contratos, e-mails ou logs de sistemas.

Também é preciso entrevistar as pessoas envolvidas, dando oportunidade para que testemunhas e acusados apresentem suas versões.

O investigado deve ser ouvido por último, garantindo que todas as demais informações já tenham sido analisadas.

A análise das evidências deve ser feita de forma crítica e imparcial, confrontando depoimentos com dados concretos.

O resultado é registrado em um relatório final, que expõe os fatos, as provas, as responsabilidades e as recomendações de medidas corretivas.

Esse relatório é encaminhado à gestão ou ao comitê responsável, que decide sobre as sanções e providências.

O que são controles internos em uma empresa?

Os controles internos em uma empresa são o conjunto de políticas e procedimentos criados para reduzir riscos e assegurar que os processos ocorram de maneira correta.

Quando você entende o que são controles internos, percebe que eles funcionam como uma rede de proteção que ajuda a prevenir falhas e detectar condutas suspeitas.

Esses controles envolvem desde a separação de funções e a exigência de aprovações para operações financeiras até auditorias periódicas e monitoramentos de sistemas.

O objetivo é proteger os ativos da empresa, garantir informações confiáveis e assegurar conformidade com a lei.

Na prática, os controles internos são fundamentais porque muitas vezes é deles que surgem os primeiros sinais de irregularidades que justificam uma investigação interna.

Por exemplo, se for identificado um pagamento duplicado a um fornecedor, isso pode ser apenas um erro administrativo, mas também pode revelar um esquema de fraude.

É preciso documentar uma investigação interna?

Documentar uma investigação interna é uma exigência para dar credibilidade ao processo e também para proteger juridicamente a empresa.

Ao se questionar se é preciso documentar uma investigação interna, a resposta é sim, porque sem registros formais não há como comprovar que o procedimento seguiu critérios sérios e imparciais.

A documentação deve abranger todas as etapas, desde a denúncia inicial até o relatório final.

É necessário registrar como as evidências foram coletadas, quem foi entrevistado, quais análises foram feitas e quais decisões foram tomadas. Esse cuidado mantém a integridade da cadeia de custódia das provas e garante que nada seja contestado como manipulado.

Além disso, a documentação serve como fonte de aprendizado para a própria empresa. Ao registrar os problemas e as soluções aplicadas, a organização fortalece seu programa de compliance e melhora seus controles internos, evitando reincidências.

A investigação interna consegue evitar processos?

A condução adequada de uma investigação interna pode sim reduzir significativamente o risco de processos, ainda que não seja capaz de eliminá-los por completo.

Quando você analisa se a investigação interna consegue evitar processos, percebe que sua principal função é demonstrar boa-fé da empresa, mostrando que houve esforço em apurar os fatos e corrigir falhas.

Esse comportamento transparente pode levar colaboradores ou fornecedores a desistirem de levar o caso à Justiça, já que perceberam medidas concretas de reparação.

Também pode servir como argumento perante órgãos reguladores, atenuando possíveis penalidades e mostrando que a empresa mantém práticas sérias de conformidade.

Por outro lado, em casos de maior gravidade, como corrupção ou crimes financeiros, não há como impedir que autoridades façam suas próprias investigações.

Ainda assim, a apuração interna ajuda a preparar a empresa, fornecendo relatórios e provas que fortalecem sua defesa.

Nesse sentido, a investigação interna é uma ferramenta de prevenção e mitigação, capaz de reduzir danos e preservar a imagem da organização.

Um recado final para você!

Em caso de dúvidas, procure assistência jurídica!

Sabemos que o tema pode levantar muitas dúvidas e que cada situação é única, demandando uma análise específica de acordo com as circunstâncias de cada caso.

Se você tiver alguma questão ou quiser saber mais sobre o assunto, recomendamos a consulta com um advogado especialista.

O suporte jurídico adequado é fundamental para que decisões sejam tomadas de forma consciente e segura. Saiba como garantir o melhor apoio para suas decisões.

Artigo de caráter meramente informativo elaborado por profissionais do escritório Valença, Lopes e Vasconcelos Advocacia.

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