Saiba tudo sobre a RAIS Negativa: o que é, quem deve declarar, como fazer e a importância dessa obrigação legal para sua empresa.

Entenda o que é RAIS negativa e como isso afeta sua vida empresária.

A RAIS Negativa é um tema que pode gerar dúvidas para muitos empregadores e empresários, especialmente aqueles que não possuem empregados em determinado ano-base.

Apesar de parecer um detalhe menor, a falta de conhecimento sobre a RAIS Negativa pode levar a problemas legais e multas.

Este artigo visa esclarecer o que é a RAIS Negativa, como ela funciona, por que é importante e como os empregadores devem proceder para cumprir essa obrigação legal.

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O que é a RAIS?

A RAIS, sigla para Relação Anual de Informações Sociais, é um instrumento utilizado pelo governo brasileiro desde 1975 para coletar dados sobre o mercado de trabalho formal no país.

Através da RAIS, o governo obtém informações detalhadas sobre os vínculos empregatícios, salários, desligamentos e admissões de trabalhadores em todo o território nacional.

A RAIS está prevista no Decreto 10.854 de 10 de novembro de 2021, que afirma:

Art. 163.  A RAIS conterá elementos destinados a suprir as necessidades de controle, de estatística e de informações das entidades governamentais da área social, e subsidiar o pagamento do abono salarial, nos termos do disposto na Lei nº 7.998, de 11 de janeiro de 1990.

Desta forma, esses dados são essenciais para a formulação de políticas públicas voltadas ao emprego e renda.

Além disso, servem para o controle de benefícios sociais como o abono salarial PIS/PASEP.

Quando a RAIS é Negativa?

A RAIS Negativa é a declaração feita por empresas, empregadores ou instituições que, durante o ano-base, não tiveram empregados registrados.

Mesmo que a empresa não tenha tido atividades com empregados no período, ainda assim, é necessário declarar a RAIS, informando a ausência de vínculos empregatícios.

A RAIS Negativa serve para manter o cadastro atualizado e para o governo garantir que todas as empresas cumpram com as suas obrigações legais, mesmo que não tenham empregados.

O não envio da RAIS, seja ela negativa ou positiva, pode acarretar em multas e sanções para a empresa.

Quem deve declarar a RAIS Negativa?

Toda pessoa jurídica inscrita no CNPJ, incluindo microempresas, empresas inativas, entidades sem fins lucrativos, condomínios e empregadores domésticos que não possuam empregados no ano-base devem declarar a RAIS Negativa.

É importante entender que a obrigação de declarar a RAIS não se limita apenas às empresas que tiveram empregados durante o ano.

Assim, aquelas que não possuíram nenhum vínculo empregatício também estão obrigadas a fazê-lo.

Como declarar a RAIS Negativa?

Declarar a RAIS Negativa é um processo simples, mas que exige atenção. O procedimento pode ser realizado de forma online, através do site oficial da RAIS.

Aqui está um passo a passo básico:

1. Acesso ao site da RAIS: Entre no portal da RAIS (https://www.rais.gov.br) e acesse a área destinada à declaração.
2. Preenchimento dos dados: Selecione a opção “RAIS Negativa” e preencha os dados solicitados, como CNPJ da empresa e o ano-base da declaração.
3. Envio da declaração: Após preencher todos os campos, revise as informações e envie a declaração. Certifique-se de salvar o comprovante de envio, pois ele pode ser necessário em eventuais fiscalizações.

Prazo para entrega da RAIS Negativa

Assim como a RAIS tradicional, a RAIS Negativa deve ser entregue dentro do prazo estabelecido anualmente pelo governo.

Geralmente, o prazo final para a entrega da RAIS é até o final de março do ano seguinte ao ano-base da declaração. 

É crucial respeitar esse prazo para evitar multas.

O que acontece se a RAIS Negativa não for entregue?

O não cumprimento da obrigação de declarar a RAIS Negativa pode gerar multas para a empresa, conforme previsto no Decreto nº 76.900/1975.

As multas variam conforme o tempo de atraso e o número de empregados da empresa. 

Ainda que não haja empregados, a omissão na entrega da RAIS Negativa pode complicar a regularização do CNPJ da empresa junto à Receita Federal e outras instituições.

RAIS Negativa e eSocial

Desde a implementação do eSocial, muitas obrigações trabalhistas foram integradas a esse sistema, incluindo a RAIS.

A partir do ano-base 2019, empresas que já estão obrigadas a enviar o eSocial não precisam mais declarar a RAIS separadamente, pois as informações são transmitidas diretamente por meio do eSocial.

No caso de empresas que não possuem empregados no ano-base e já utilizam o eSocial, a RAIS Negativa também é substituída pelo envio do eSocial, eliminando a necessidade de uma declaração adicional.

Como consultar a RAIS Negativa?

A consulta da RAIS Negativa pode ser feita diretamente no site da RAIS.

A empresa pode verificar se a declaração foi enviada corretamente e, se necessário, emitir comprovantes. 

Para as empresas que utilizam o eSocial, a consulta é realizada diretamente no sistema.

Por que é importante declarar a RAIS Negativa?

Declarar a RAIS Negativa é fundamental para manter a empresa em conformidade com as obrigações legais e evitar multas e complicações.

Além disso, a declaração ajuda a manter o cadastro da empresa atualizado junto ao governo, o que pode ser necessário para obter certidões negativas de débitos e realizar outras operações comerciais.

Conclusão

A RAIS Negativa, embora muitas vezes vista como uma formalidade, é uma obrigação legal essencial para todas as empresas brasileiras.

Mesmo que uma empresa não tenha tido empregados durante o ano-base, é crucial fazer essa declaração para evitar sanções e manter a regularidade perante o governo. 

Com o avanço do eSocial, o processo tornou-se mais integrado e simplificado, mas a responsabilidade do empregador em manter as informações atualizadas permanece.

Portanto, se você é responsável por uma empresa, mesmo que ela não tenha empregados, não deixe de declarar a RAIS Negativa dentro do prazo estabelecido. 

Esse cuidado simples pode evitar muitos problemas no futuro e garantir que sua empresa esteja sempre em conformidade com as obrigações trabalhistas e fiscais.

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Artigo escrito por especialistas do escritório Valença, Lopes e Vasconcelos Advocacia | Direito Civil | Direito de Família | Direito Criminal | Direito Previdenciário | Direito Trabalhista