Aprenda a realizar a assinatura digital de documentos de forma segura e prática, garantindo validade jurídica e proteção em processos eletrônicos.

Assinatura digital: como fazer e para que serve?

A assinatura digital é uma tecnologia que permite assinar documentos de forma eletrônica, substituindo a assinatura tradicional em papel.

Ela é muito utilizada para garantir a autenticidade e a integridade dos documentos no ambiente digital, já que impede que o conteúdo do arquivo seja alterado após a assinatura.

Para usar uma assinatura digital, é necessário ter um certificado digital, que funciona como uma espécie de identidade virtual, associada a uma pessoa ou empresa.

Essa assinatura é legalmente reconhecida, ou seja, tem o mesmo valor de uma assinatura feita de próprio punho, e pode ser usada em contratos, acordos, procurações, entre outros documentos.

Com a assinatura digital, os processos se tornam mais rápidos, seguros e práticos, pois dispensam a necessidade de imprimir, assinar fisicamente e enviar documentos por correios ou pessoalmente, facilitando o dia a dia de qualquer pessoa ou empresa.

Sabemos que questões jurídicas podem gerar dúvidas, e entender seus direitos é essencial para tomar decisões informadas. Em caso de dúvidas sobre o assunto, entre em contato: clique aqui!

O que é a assinatura digital?

A assinatura digital é uma tecnologia que permite assinar documentos de forma eletrônica, garantindo sua autenticidade, integridade e validade jurídica.

Ela funciona como uma versão virtual da assinatura manuscrita, mas com a vantagem de ser mais segura, pois utiliza um processo de criptografia para assegurar que o documento não tenha sido alterado após a assinatura.

Para usar a assinatura digital, é necessário um certificado digital, que funciona como uma identidade virtual do signatário.

Esse tipo de assinatura é amplamente utilizado em contratos, acordos, procurações e outros documentos legais, proporcionando agilidade e segurança no processo, sem a necessidade de papéis ou deslocamentos.

Ela é legalmente reconhecida e tem a mesma validade de uma assinatura física.

Para que serve a assinatura digital?

A assinatura digital serve para garantir a autenticidade e a integridade de documentos eletrônicos.

Ela permite que as pessoas assinem documentos de forma segura e legal, assegurando que o conteúdo não tenha sido alterado após a assinatura e que quem assina realmente deu sua aprovação.

A assinatura digital é amplamente utilizada para substituir a assinatura manuscrita em documentos eletrônicos, como

• contratos,
• acordos,
• procurações,
• e-mails e declarações

Desse modo, facilita processos jurídicos, financeiros e administrativos.

Além disso, ela oferece maior agilidade, segurança e eficiência, pois elimina a necessidade de imprimir, assinar fisicamente e enviar documentos, permitindo que tudo seja feito de forma rápida e segura pela internet.

Que tipo de assinatura digital é válida?

A assinatura digital válida é aquela que utiliza um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora reconhecida, como as certificadoras da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Para que uma assinatura digital seja considerada válida, ela deve atender aos seguintes critérios:

i. Certificado digital

A assinatura deve ser associada a um certificado digital, que funciona como uma identidade virtual.

Este certificado é único e vinculado ao signatário, garantindo a autenticidade da assinatura.

ii. Tecnologia de criptografia

A assinatura digital utiliza criptografia assimétrica para garantir que o conteúdo do documento não seja alterado após a assinatura, garantindo a integridade e autenticidade do documento.

iii. Reconhecimento legal

A assinatura digital precisa ser reconhecida por leis e regulamentações, como a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 no Brasil, que estabelece as diretrizes para a validade jurídica da assinatura digital com certificado ICP-Brasil.

Esse tipo de assinatura é amplamente utilizado em contratos, documentos fiscais, declarações, procurações e transações financeiras, pois oferece segurança, agilidade e validade jurídica.

Em quais documentos posso usar assinatura digital?

A assinatura digital pode ser usada em uma ampla gama de documentos eletrônicos, oferecendo segurança e validade jurídica.

Alguns dos principais documentos nos quais a assinatura digital pode ser aplicada incluem:

i. Contratos: seja para negócios, parcerias, ou acordos comerciais, a assinatura digital é válida e frequentemente utilizada para formalizar a aceitação de termos e condições de um contrato.

ii. Procurações: documentos em que uma pessoa confere poderes a outra para agir em seu nome podem ser assinados digitalmente, garantindo que o ato seja legalmente reconhecido.

iii. Documentos fiscais e tributários: muitos documentos fiscais, como notas fiscais eletrônicas, declarações de impostos e relatórios contábeis, são assinados digitalmente para garantir autenticidade e evitar fraudes.

iv. Declarações e petições: no âmbito jurídico, petições, recursos e outras declarações podem ser assinadas digitalmente, agilizando o processo e dispensando a assinatura manuscrita.

v. E-mails e comunicados eletrônicos: a assinatura digital pode ser utilizada em e-mails corporativos e outros tipos de comunicação para garantir que o remetente é quem afirma ser e que a mensagem não foi alterada.

vi. Acordos e Termos de Confidencialidade (NDAs): qualquer acordo ou contrato confidencial pode ser assinado digitalmente, garantindo que as partes envolvidas estão cientes e de acordo com os termos estabelecidos.

vii. Registro de imóveis e transações bancárias: a assinatura digital pode ser utilizada para formalizar transações imobiliárias e bancárias, garantindo a legalidade e a segurança no processo.

A assinatura digital é cada vez mais utilizada para substituir as assinaturas físicas, proporcionando uma maneira mais ágil, segura e eficiente de lidar com documentos importantes.

Como fazer uma assinatura digital? Passo a passo!

​A assinatura digital é uma ferramenta essencial para autenticar e garantir a integridade de documentos eletrônicos, oferecendo validade jurídica e segurança em transações digitais.

A seguir, apresento um guia passo a passo para realizar uma assinatura digital, abordando tanto o uso do portal Gov.br quanto alternativas disponíveis.​

Utilizando o Gov.br para assinatura digital:

Passo 1 – acesse o Portal Gov.br: Visite o e faça login com sua conta Gov.br de nível prata ou ouro.

Se ainda não possui uma conta, crie uma seguindo as instruções fornecidas no portal.​

Passo 2 – selecione o documento: Após o login, clique em “Assinatura de documento” e, em seguida, “Escolher arquivo” para selecionar o documento que deseja assinar.

Os formatos compatíveis incluem DOC, DOCX, ODT, JPG, PNG e PDF, com tamanho máximo de 100MB.

Passo 3 – posicione a assinatura: clique no local do documento onde deseja inserir sua assinatura digital.​

Passo 4 – assine o documento: clique em “Assinar digitalmente”. Será solicitado um código de autorização enviado ao seu celular. Insira o código para confirmar a assinatura.​

Passo 5 – Baixe o documento assinado: Após a assinatura, baixe o documento clicando no ícone de download. Evite usar a função de impressão, pois não incluirá a assinatura digital.

Caso não deseje utilizar o Gov.br, existem outras plataformas que oferecem serviços de assinatura digital:​

DocuSign:

A DocuSign permite o envio e assinatura de documentos eletronicamente, garantindo validade legal. A plataforma é intuitiva e suporta diversos formatos de documentos.​

Assinador ITI:

O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) oferece o Assinador ITI, que permite a assinatura digital de documentos com validade jurídica. Para utilizá-lo, é necessário ter um certificado digital ICP-Brasil.

Importante ressaltar que, documentos assinados digitalmente por meio de plataformas reconhecidas, como o Gov.br ou com certificado digital ICP-Brasil, possuem validade jurídica no Brasil.​

Para sua segurança mantenha seu dispositivo seguro e evite compartilhar informações sensíveis, como senhas ou códigos de autenticação.​

Verifique se o documento a ser assinado está em um formato compatível com a plataforma escolhida.​

A assinatura digital é a mesma coisa que assinatura eletrônica?

Embora muitas pessoas utilizem os termos como sinônimos, assinatura eletrônica e assinatura digital não são exatamente a mesma coisa.

A assinatura eletrônica é um conceito mais amplo e abrange qualquer forma de manifestação de vontade realizada por meios digitais, como clicar em “aceito”, digitar uma senha ou até desenhar a assinatura na tela do celular.

Já a assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica, que utiliza recursos de criptografia e exige um certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada, garantindo maior segurança e autenticidade jurídica ao documento.

Assim, enquanto toda assinatura digital é eletrônica, nem toda assinatura eletrônica é digital — e essa distinção pode fazer toda a diferença na validade e força probatória de um contrato firmado virtualmente.

Quais as vantagens da assinatura digital?

A assinatura digital oferece diversas vantagens que vão muito além da praticidade.

A principal delas é a segurança, já que ela utiliza criptografia e exige um certificado digital, o que garante a identidade do assinante e reduz drasticamente os riscos de fraudes.

Além disso, ela possui validade jurídica reconhecida, especialmente quando vinculada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), o que significa que os documentos assinados digitalmente têm a mesma força de um contrato assinado à mão.

Outro benefício importante é a agilidade nos processos, já que contratos e documentos podem ser assinados em poucos segundos, de qualquer lugar, sem a necessidade de impressão, reconhecimento de firma ou deslocamentos.

Isso gera também uma redução de custos, tanto com papel e logística quanto com armazenamento físico, além de contribuir para a sustentabilidade.

Para empresas, escritórios de advocacia e até órgãos públicos, a assinatura digital representa uma modernização essencial, que garante eficiência, economia e conformidade legal.

Um recado final para você!

Em caso de dúvidas, procure assistência jurídica especializada.

Sabemos que o tema “assinatura digital” pode levantar muitas dúvidas e que cada situação é única, demandando uma análise específica de acordo com as circunstâncias de cada caso.

Se você tiver alguma questão ou quiser saber mais sobre o assunto, recomendamos a consulta com um advogado especialista.

O suporte jurídico adequado é fundamental para que decisões sejam tomadas de forma consciente e segura.

Artigo de caráter meramente informativo elaborado por profissionais do escritório Valença, Lopes e Vasconcelos Advocacia

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