O que são obrigações acessórias?
Sua empresa pode estar com todos os impostos pagos e mesmo assim ser multada. Entenda por quê.
Muito empreendedor descobre o que é uma obrigação acessória do jeito mais caro: recebendo uma multa por uma declaração que nem sabia que precisava enviar. E o que mais surpreende é que a penalidade chega mesmo quando o imposto foi pago em dia, porque declarar e pagar são deveres diferentes.
Some-se a isso o fato de que várias declarações conhecidas foram extintas nos últimos anos e substituídas por outras, e a confusão fica completa.
O VLV Advogados atende empresas e empreendedores em todo o Brasil em discussões sobre cobranças e autuações fiscais. Aqui você vai encontrar o panorama atualizado, sem lista desatualizada.
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O que são obrigações acessórias?
Obrigações acessórias são deveres de fazer ou de não fazer impostos ao contribuinte no interesse da arrecadação e da fiscalização. Declarar, emitir nota, escriturar livros e guardar documentos são exemplos. A definição está no artigo 113, § 2º, do Código Tributário Nacional.
A diferença para a obrigação principal é simples:
| Critério | Obrigação principal | Obrigação acessória |
|---|---|---|
| O que é | Pagar tributo ou penalidade | Informar, declarar, emitir e escriturar |
| Natureza | Dar dinheiro | Fazer ou não fazer |
| Base legal | Artigo 113, § 1º, do CTN | Artigo 113, § 2º, do CTN |
Há um ponto que costuma ser explicado ao contrário, inclusive em conteúdos sobre o tema: multa não é obrigação acessória. Pelo § 3º do mesmo artigo, é o descumprimento da acessória que a converte em obrigação principal quanto à penalidade. Ou seja, a multa é consequência, não a obrigação em si.
Na prática, isso significa que pagar o DAS em dia não encerra o dever da empresa, e que débitos decorrentes de penalidades podem seguir o mesmo caminho de cobrança de qualquer tributo, chegando à execução fiscal.
Quais são as obrigações acessórias?
As obrigações acessórias se dividem em três blocos: emissão de documentos fiscais, escrituração e envio de declarações. Quais se aplicam à sua empresa depende do regime tributário, da atividade e do município e estado onde ela opera.
As principais em vigor hoje:
| Periodicidade | Obrigações |
|---|---|
| Mensal | eSocial, EFD-Reinf, DCTFWeb, DCTF, SPED Fiscal, EFD-Contribuições, PGDAS-D, DeSTDA, declarações municipais de ISS |
| Anual | ECF, ECD, DEFIS, DASN-SIMEI |
| Contínua | Emissão de NF-e, NFS-e, NFC-e, CT-e e MDF-e, além da guarda de documentos |
Antes de seguir, um alerta que vale mais que a lista: várias declarações tradicionais deixaram de existir e continuam sendo citadas em conteúdos desatualizados.
- DIPJ: extinta, substituída pela ECF;
- DIRF: extinta para fatos geradores a partir de 1º de janeiro de 2025, com informações migradas para eSocial e EFD-Reinf, conforme comunicado da Receita Federal de julho de 2025;
- RAIS e CAGED: absorvidos pelo eSocial;
- GFIP: substituída por eSocial e DCTFWeb.
Continuar operando pelo calendário antigo é um dos erros mais comuns em empresas pequenas, que também aparece quando o empreendedor se formaliza sem conferir as condições de enquadramento e depois enfrenta desenquadramento retroativo do MEI, ou quando deixa de recolher e perde a contribuição que garante benefícios do INSS.
Quais obrigações acessórias mudam conforme o regime tributário?
O regime define o volume de obrigações. Quanto mais simplificado, menos entregas, e a diferença entre um MEI e uma empresa do Lucro Real é enorme:
| Regime | Principais obrigações |
|---|---|
| MEI | DASN-SIMEI e nota fiscal quando exigida. Com empregado, entra o eSocial |
| Simples Nacional | PGDAS-D mensal, DEFIS anual, DeSTDA quando houver ICMS-ST, eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb |
| Lucro Presumido | ECD, ECF, EFD-Contribuições, SPED Fiscal, DCTF, eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb |
| Lucro Real | Tudo do Lucro Presumido, com escrituração digital completa e maior detalhamento |
O Simples Nacional, criado pela Lei Complementar 123/2006, reduz obrigações mas não as elimina.
E a irregularidade tem consequência direta no regime: débitos não regularizados levam à exclusão do Simples, como ocorre quando a Receita Federal notifica devedores e a empresa não se manifesta no prazo.
Para o MEI, o mesmo raciocínio vale para a guia mensal, que é obrigação principal e não substitui a declaração anual.
Quem está dispensado de entregar obrigações acessórias?
Praticamente ninguém, e essa é a resposta que mais surpreende. Ser isento ou imune não dispensa a obrigação acessória. O fundamento está no artigo 175, parágrafo único, do CTN: a exclusão do crédito tributário não afasta o cumprimento dos deveres instrumentais.
Isso alcança situações muito comuns:
- Empresa sem faturamento no período, que segue obrigada a declarar, geralmente com entrega “sem movimento”;
- Empresa inativa, que continua com deveres enquanto o CNPJ não for baixado;
- Entidades imunes e isentas, como igrejas, partidos e instituições de educação e assistência social sem fins lucrativos;
- MEI sem nenhuma receita no ano, que ainda assim entrega a DASN-SIMEI.
O raciocínio é coerente com a função do instituto: a fiscalização precisa da informação justamente para confirmar que não havia tributo a pagar.
Deixar de declarar por não ter faturado é um dos caminhos mais rápidos para uma multa desnecessária, e costuma se somar a outros problemas de enquadramento, como os que levam ao desenquadramento do MEI ou à perda de regularidade que impede emitir nota e acessar crédito, situação descrita no conteúdo sobre a guia do MEI.
O que acontece se a empresa não cumprir as obrigações acessórias?
A consequência é multa, e ela incide mesmo quando não há imposto a pagar. A penalidade é autônoma e pode ser aplicada por três motivos distintos: declaração não entregue, entregue fora do prazo ou entregue com informação incorreta ou omitida.
Os efeitos vão além do valor cobrado:
- Impedimento para obter certidão negativa de débitos;
- Restrição para participar de licitações e para contratar com o poder público;
- Dificuldade em financiamentos e em operações de crédito;
- Exclusão do Simples Nacional em caso de débitos não regularizados;
- Inscrição em dívida ativa e posterior execução fiscal, com risco de penhora.
Um cenário recorrente: Renan (exemplo ilustrativo) encerrou as atividades da empresa, parou de faturar e presumiu que não precisava mais declarar nada, já que não havia imposto a recolher.
Dois anos depois, ao tentar tirar certidão negativa para um financiamento, descobriu multas acumuladas por declarações não entregues. O erro mais frequente não é sonegar, é confundir ausência de receita com ausência de obrigação.
O mesmo se repete com quem deixa de acompanhar notificações e acaba na situação descrita para os devedores do Simples Nacional.
Dá para contestar a multa por descumprimento?
Sim, e existem três caminhos. O primeiro é a impugnação administrativa, apresentada no prazo da notificação, que suspende a exigibilidade do crédito enquanto é analisada.
O segundo é a denúncia espontânea, que pode reduzir ou afastar penalidade quando a obrigação é cumprida antes de qualquer procedimento de fiscalização. O terceiro é a discussão sobre o valor da multa.
E aqui houve uma mudança relevante. Em 17 de dezembro de 2025, o Supremo Tribunal Federal concluiu o julgamento do RE 640.452, Tema 487 de repercussão geral, e fixou limites para a chamada multa isolada por descumprimento de obrigação acessória, com base na vedação ao confisco do artigo 150, inciso IV, da Constituição.
Pela tese fixada, havendo tributo ou crédito vinculado, a multa em percentual não pode ultrapassar 60% do valor do tributo, podendo chegar a 100% com circunstâncias agravantes. Não havendo tributo vinculado, mas havendo valor de operação, o teto é de 20% desse valor, podendo chegar a 30% com agravantes.
A decisão também determinou a observância do princípio da consunção e ressalvou multas de natureza predominantemente administrativa, como as aduaneiras.
Na prática, isso significa que penalidades muito acima desses patamares passaram a ter fundamento concreto de contestação.
O que muda nas obrigações acessórias com a reforma tributária?
Muda bastante, e de forma escalonada. A reforma dos tributos sobre consumo substitui PIS, Cofins, IPI, ICMS e ISS por IBS, CBS e Imposto Seletivo, com regras gerais na Lei Complementar 214/2025. Como as obrigações acessórias existem para informar tributos, quando os tributos mudam, as declarações mudam junto.
Os pontos que mais afetam a rotina das empresas:
- Novo documento fiscal eletrônico, com leiaute adaptado aos novos tributos;
- Split payment, mecanismo em que a parcela do tributo é separada no momento do pagamento, o que exige integração entre sistemas de cobrança e escrituração;
- Convivência de dois sistemas durante a transição, com obrigações antigas e novas ao mesmo tempo;
- Ajustes em EFD-Reinf, SPED e declarações estaduais e municipais, conforme a regulamentação avança.
O cronograma é longo e depende de normas complementares que continuam sendo editadas, por isso vale acompanhar a regulamentação em vez de assumir que tudo já está definido.
Empresas do Simples e MEIs também serão afetadas, ainda que em menor grau, o que reforça a importância de manter o enquadramento correto e a regularidade das guias durante a transição.
Como reduzir o risco de multa na sua empresa
Confira o calendário de entregas do seu regime, verifique se a empresa ainda opera com declarações que já foram extintas e não presuma dispensa por falta de faturamento.
Se já houver autuação, o prazo de impugnação é curto e corre a partir da notificação. Cada situação depende do regime, da atividade e do histórico fiscal, e é essa análise que define o caminho. O VLV Advogados atende empresas e empreendedores com atendimento presencial e online em todo o Brasil.
Se você tem dúvidas sobre obrigações acessórias ou recebeu uma autuação, fale com um advogado. O VLV Advogados atende em todo o Brasil: clique aqui para falar com um especialista do VLV Advogados.
Artigo de caráter meramente informativo elaborado por profissionais do VLV Advogados.
Sobre o autor
Dr. João Valença (OAB 43370) é advogado e cofundador do VLV Advogados. Atua há mais de 10 anos na defesa de clientes em todo o Brasil, com atendimento presencial e remoto. Sob sua liderança, o escritório acumula mais de 3.000 avaliações positivas e se tornou referência nacional no atendimento jurídico digital.
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Perguntas frequentes sobre obrigações acessórias
Empresa sem faturamento precisa entregar declaração?
Sim. A ausência de receita não dispensa a obrigação acessória. Na maior parte dos casos, a empresa entrega a declaração indicando que não houve movimento no período. Deixar de declarar por não ter faturado gera multa mesmo sem imposto devido.
Quem responde pelas obrigações acessórias, o contador ou o empresário?
A responsabilidade perante o fisco é da empresa e de seus administradores. O contador executa e responde contratualmente pelo serviço prestado, mas a autuação é dirigida ao contribuinte. Por isso vale manter contrato claro e acompanhar as entregas.
Multa por atraso na entrega pode ser reduzida?
Pode. Há previsão de redução quando a declaração é entregue antes de qualquer procedimento de ofício, e a impugnação administrativa permite discutir valor e cabimento. Após o Tema 487 do STF, também é possível questionar penalidades acima dos limites fixados.
Quanto tempo preciso guardar os documentos fiscais?
Como regra geral, cinco anos, prazo alinhado à decadência e à prescrição tributária. Documentos relacionados a processos em discussão devem ser mantidos até o encerramento definitivo, porque a guarda é ela própria uma obrigação acessória.
MEI tem obrigação acessória?
Tem. A principal é a DASN-SIMEI, declaração anual, além da emissão de nota fiscal quando exigida e do eSocial se houver empregado. O pagamento mensal do DAS é obrigação principal e não substitui a declaração.
